Регламентация деятельности – создание четких формализованных правил выполнения и контроля работ по основным направлениям деятельности. Снижение издержек по итогам регламентации может быть существенным и относительно безболезненным за счет элементарного наведения порядка во всем, что касается способов выполнения, сроков и результатов работ, закрепления персональной ответственности за их выполнение.
В первую очередь внедряются регламенты, регулирующие общие вопросы управления, затем- регулирующие порядок выполнения основных производственных, вспомогательных и обеспечивающих бизнес- процессов (порядок осуществления расчетов, продаж, закупок и материального учета, бюджетирования, инвестиционной, проектной деятельности).
Основные итоги регламентации
- существенное уменьшение времени и финансовых затрат, необходимых для выполнения бизнес- процессов без ущерба их качеству;
- повышение исполнительской дисциплины;
- отпадение необходимости в «ручном управлении» (поскольку конкретный исполнитель в большинстве случаев без вмешательства руководителя знает, что и как он должен делать) и, как следствие
- высвобождение руководителей от рутинной работы, возможность использования их знаний и опыта для развития организации;
- создание эффективной системы оценки руководителей и специалистов на основе утвержденных показателей эффективности;
- создание предпосылок для дальнейшего совершенствования бизнес- процессов
Как показывает опыт, итогом регламентации может стать существенное сокращение издержек, а скорость выполнения отдельных процедур в ряде случаев можно увеличить на 15-20%. И дело здесь не только в том, что в ходе работ что- то унифицируется, выявляются и внедряются наиболее оптимальные способы выполнения работ, повышается исполнительская дисциплина. Просто сам процесс регламентирования заставляет дисциплинироваться. Подобно тому, как попытка планировать собственный рабочий день или вести собственный учет рабочего времени заставляет человека по-новому взглянуть на то, как он работает.
Естественно, при регламентации производится не простое «фотографирование» ситуации «как есть» – проводится корректировка бизнес- процессов с точки зрения здравого смысла, с учетом мнения специалистов и руководителей, непосредственно участвующих в работе. Кроме того, для каждого бизнес- процесса определяются ключевые показатели эффективности, которые «встраиваются» в существующую систему мотивации. В дальнейшем эта картинка при Вашем желании может лечь в основу большой работы по комплексной реорганизации бизнес- процессов.
Если Вас заинтересовали наши услуги- обратитесь к нам, используя контактную информацию или написав по электронной почте
Регламентация. Этапы проведения работ[1]
|
№ этапа |
Название этапа |
Длительность (ориентировочно) |
Результат |
|
1
|
Диагностика, аудит действующих регламентирующих документов, определение перечня бизнес- процессов, подлежащих регламентации | от 2 недель | Перечень бизнес- процессов, подлежащих регламентации |
|
2 |
Составление и согласование схем бизнес- процессов согласно перечню | 3-4 недели | Схемы бизнес- процессов, подлежащих регламентации |
|
3 |
Разработка детализированных документов | 3-5 недель | 1. Регламент деятельности (пошаговое описание выполнения бизнес- процессов (документ Word, схемы)), показателями деятельности для ответственных исполнителей2. Положение о контроле исполнительской дисциплины (при необходимости)
3. Предложения по изменению действующих документов в области материального стимулирования персонала (при необходимости) |
|
4 |
Согласование и утверждение регламентирующих документов и плана мероприятий по внедрению |
1-2 недели | Утвержденные документы, разработанные на этапе 3 |
[1]Указан приблизительный срок выполнения всего перечня работ для среднего предприятия. Продолжительность и стоимость услуг по конкретному проекту определяется в зависимости от требований Заказчика к составу работ. Продолжительность работ по проектам не включает время, необходимое для внедрения и сопровождения изменений
